二戸市文書取扱規程

(８)　総合行政ネットワーク文書　総合行政ネットワーク（国、独立行政法人等（独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成13年法律第140号）第２条第１項に規定する独立行政法人等をいう。）、地方公共団体及び地方独立行政法人（地方独立行政法人法（平成15年法律第118号）第２条第１項に規定する地方独立行政法人をいう。）の組織内ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。）の電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。

(９)　文書管理システム　市の文書事務を通信回線を用いて処理するシステムをいう。

（事務処理等の原則）

第３条　事務の処理は、原則として文書（電磁的記録を含む。以下同じ。）により行う。

２　文書は、正確、迅速に取扱い、常に整理し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

３　文書を作成するときは、文字を明確に書き、常用漢字表（平成22年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和61年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和48年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）により誰にも分かりやすく、明確で簡潔な口語体にしなければならない。

４　文書の書き方は、左横書き、左とじとする。ただし、次に掲げるものにあっては、この限りでない。

(１)　法令により様式を縦書きと定められているもの

(２)　祝辞、弔辞その他これに類するもの

(３)　その他市長が縦書きを必要と認めたもの

５　文書を作成するときは、原則として日本産業規格Ａ列４番の用紙を使用しなければならない。

（総務課長の職責）

第４条　文書等の収受、発送、保存その他文書事務に関しては、総務部総務課長（以下「総務課長」という。）が統括する。

２　総務課長は、この規程に定める文書事務が適正に行われるよう必要に応じ各課等及びその他の機関における文書等の取扱いについて調査し、又は適正な処理がなされるよう指導するものとする。

（文書取扱主任）

第５条　各課等及びその他の機関に文書取扱主任を置く。

２　文書取扱主任は、各課等の長がその他の機関にあってはその他の機関の長が職員のうちから指名する。

３　前項の規定により文書取扱主任を指名したときは、その職及び氏名を総務課長に通知しなければならない。これらの者に変更があったときも、同様とする。

４　文書取扱主任は、各課等及びその他の機関における次に掲げる事項を処理しなければならない。

(１)　回議案で公布若しくは公表を要するもの又は通知を要するもの（秘密に属するもの、定例に属するもの、軽易なものその他審査を行うことが不適当と認められるもの又は審査を要しないと認められるものを除く。）の審査

(２)　配布を受けた文書の受領

(３)　文書の整理及び保管

(４)　その他文書の処理に関し必要な事項

（電子文書取扱主任）

第６条　総務部情報企画課（以下「情報企画課」という。）に、総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関する事務に従事する電子文書取扱主任を置く。

第２章　文書の収受及び配布

第１節　収受及び配布

（収受及び配布）

第７条　市に到達した文書（各課等に直接到達したものを除く。ただし、行政委員会から市長部局に到達したものについては、この限りでない。）及び物品は、総務部総務課（以下「総務課」という。）で受け付け、次の各号により収受及び配布をしなければならない。

(１)　一般文書及び物品は、封皮等に記載された宛先の文書取扱主任に配布すること。ただし、配布先の明らかでないものは、必要により開封し、配布先を確認の上、主管課等の文書取扱主任に配布すること。

(２)　書留郵便物その他の特殊取扱郵便物（受取人の受領印等を要するものに限る。）及び電報は、書留等処理表（様式第１号）に所要事項を記載した後、宛先に配布し、受領印等を徴すること。ただし、慶弔電報その他の軽易な電報については、この処理を省略することができる。

(３)　２以上の課の所管にわたる文書は、その関係の最も多い課の文書取扱主任に配布すること。

(４)　電磁的記録は、通信回線の利用により、又はフロッピーディスクその他の電磁的媒体により所管する課等の文書取扱主任に配布する。

（通信回線の利用等による収受）

第８条　電磁的記録は、通信回線の利用により、又はフロッピーディスクその他の電磁的媒体により収受することができる。ただし、市に対する申請、届出等の行為に係る電磁的記録（総合行政ネットワーク文書を除く。）について、当該行為を行った者の作成に係るものであること、又は内容の改変が行われていないことの確認を要する場合は、情報企画課長が事前に承認したときに限る。

２　前項の場合において、通信回線に接続した情報企画課長が指定する送受信装置（以下「送受信装置」という。）への着信の確認は、定時に行う。

３　前項の処理において、着信した電磁的記録は、速やかに出力をし、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙については、前条及び次条により処理する。

４　前項の場合において、送受信装置（ファクシミリを除く。）に着信した電磁的記録については、情報企画課長が別に定める場合のほか、課等の長及びその他の機関の長が簡易な取扱いができるものと認める場合は、同項の規定による処理を省略することができる。

（執務時間外に到達した文書等の処理）

第９条　執務時間外に到達した文書及び物品で、二戸市職員服務規程（平成18年二戸市訓令第25号）第24条第５号により総務課長が引継ぎを受けたものは、第７条の規定により処理しなければならない。

（郵便料金の未納又は不足の文書の処理）

第10条　郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、発信者が官公庁であるとき、又は公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して受領することができる。

（各課等で直接受け付けた文書の処理）

第11条　各課等で直接受け付けた文書（第７条第２号の処理を要するものに限る。）は、直ちに総務課に回付し、同号の処理を経なければならない。

（口頭又は電話の処理）

第12条　口頭又は電話で受けた重要な事項は、その要旨を電話（口頭）受付票（様式第２号）に記載して収受文書と同じく処理しなければならない。

第２節　配布を受けた文書の取扱い

（配布を受けた文書の取扱い）

第13条　文書取扱主任は、第７条の規定により配布を受けた文書等及び各課等、その他の機関に直接到達した文書等（以下「収受文書」という。）を次により処理しなければならない。

(１)　一般文書は担当者に、親展文書は名宛人に配布する。

(２)　収受文書のうち、緊急、異例又は結果の重大性に応じて特別な処理を必要とする文書にあっては、直ちに上司の閲覧に供し、その指示を受ける。

(３)　収受文書のうち、その所管に属さない文書があるときは、直ちに総務課に送付する。

２　前項第１号により文書取扱主任から文書の配布を受けた者は、当該文書を次により処理しなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

(１)　一般文書の配布を受けた担当者は、当該配布文書の下部余白に受付印（様式第３号）を押印した後、文書管理システム上で、又は文書処理簿（様式第４号）に、収受番号及び件名並びに収受文書の収受日、文書番号、年月日及び発信者並びに施行予定日及び担当者を入力し、又は記載することにより文書の登録（以下「収受登録」という。）を行う。

(２)　親展文書の配布を受けた名宛人は、閲覧後、一般文書と同様に処理する必要があると認めるときは、担当者として収受登録を行う。

３　電磁的記録以外の一般文書又は親展文書を、第16条又は第20条の規定により文書管理システムにおいて処理する場合は、前項の処理を行うときに、スキャナ等により電磁的に記録し、添付しなければならない。ただし、文書の性質上これにより難いときは、この限りでない。

（例規文書の処理）

第14条　県から通達等で、例規となる文書は、その余白に「例規」の表示を朱書して処理の上、必要のあるものは、その写しを関係各課に配布しなければならない。

２　例規として発送する文書は、文書の記号の上に「例規」の表示をしなければならない。

（許認可等に係る申請書等の取扱い）

第15条　第13条の規定にかかわらず、各課等及びその他の機関の長は、許可、認可、免許、確認等に係る申請書、願書、申出書等を受理したときは、二戸市行政手続条例（平成18年二戸市条例第15号）第６条の規定による許認可等に係る標準処理期間内に処理しなければならない。

第３章　文書の起案、決裁及び合議

第１節　起案

（起案）

第16条　起案は、次の各号に従い、速やかに処理しなければならない。

(１)　起案は、文書管理システム上で電磁的記録を入力し、記録することにより、又は文書管理システム上で電磁的記録を入力し、記録したものを回議用紙（様式第５号）に出力することにより、若しくは回議用紙に印字すること等により簡明に行う。

(２)　一般文書の接続紙にあっては回議用紙接続紙（様式第６号）を用いる。

(３)　第１号の規定により起案した文書（以下「起案文書」という。）には、原則として次に掲げる事項を記載し、必要に応じて参考資料（電磁的記録を含む。）を添付する。

ア　決定を求める事項

イ　起案理由

ウ　関係法令

エ　予算措置

オ　事実の調査

カ　経過

キ　前例

ク　その他参考事項

２　申請書等様式の定まっている文書及び軽易な文書に基づく事案は、回議用紙を用いず、当該文書の余白又は紙片に回議欄及び処理案を記載して処理することができる。

３　至急に回答等の処理を要する事案は、電話その他適宜の方法により処理することができる。ただし、処理後その取扱いを文書により明らかにしておかなければならない。

４　電報の回議案は、特に簡明を旨とし、本文及び宛先の脇には電文をかなで朱書しなければならない。この場合において、約字又は符号のあるものについては、原則としてこれを用いるものとする。

（例文処理）

第17条　同一の文案で処理することができるものについては、これを最初の回議案で「例文」として決裁を受け、前条の取扱いをすることができる。

（付箋用紙処理）

第18条　軽易な照復又は連絡で、その文書を残す必要のないもの及び文書の不備、違式又は差出人の申出によって返付するものは、付箋用紙（様式第７号）を用いて処理することができる。

第２節　決裁及び合議

（決裁）

第19条　起案文書の決裁及び回議の方法は、二戸市職務権限規程（平成20年二戸市訓令第18号）によらなければならない。

２　前項の場合において、代決した事項については、代決者はその回議案の欄外に「後閲」と表示し、上司の登庁後、直ちに、承認を受けなければならない。ただし、定例的なものその他軽易なものについては、この限りでない。

（供覧及び報告）

第20条　上司に対する情報提供又は報告のため回議する文書は、文書管理システム上で電磁的記録により、又は回議用紙を用いて速やかに処理しなければならない。ただし、回議する文書の内容が軽易である場合は、電子メールを使用して回付することができる。

２　第16条第２項及び第３項の規定は、供覧及び報告の場合について、準用する。

（特殊取扱いの表示）

第21条　回議案で施行上特殊取扱を要するものは、取扱区分欄又は発送区分欄に具体的な取扱いを記載しなければならない。

２　前項の取扱区分欄の表示及びその内容は、次に定めるところによる。

(１)　例規　例規に属するもの

(２)　議案　議案に属するもの

(３)　秘　秘密に関するもの

(４)　重要　重要なもの

(５)　至急　至急を要するもの

(６)　普通　特殊取扱区分に属さないもの

３　第１項の発送区分欄の表示及びその内容は、次に定めるところによる。

(１)　広報登載　広報に登載するもの

(２)　普通　普通郵便物とするもの

(３)　親展　発送するときは親展の表示を要するもの

(４)　書留　書留郵便物とするもの

(５)　速達　速達郵便物とするもの

(６)　配達証明　配達証明郵便物とするもの

(７)　内容証明　内容証明郵便物とするもの

(８)　小包　小包で送ることを要するもの

(９)　電送　電送を要するもの

（回議案の合議）

第22条　回議案で他の課等に関係のあるものは、主管の課等の長の決裁後に関係課長等に合議しなければならない。ただし、あらかじめ関係課長等と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求めて、意見の調整ができた場合は、この限りでない。

２　前項の合議を受けた関係課長等は、特別の事情があるものを除き、速やかに、同意又は不同意を決しなければならない。

３　前項の場合において、その意見を異にするときは関係課長等は協議し、その議が整わないときは上司の指示を受けなければならない。

４　合議を経た案を改めようとするとき、又は廃案にしようとするときは、更に合議しなければならない。ただし、軽易な事項は、連絡の上同意を得て処理することができる。

（総務課長への合議）

第23条　回議案で次の各号に掲げるものについては、主管の課等の長の決裁及び関係課長等の合議後に、総務課長に合議しなければならない。

(１)　条例、規則及び訓令に関するもの

(２)　告示、公告及び達に関するもの

(３)　重要な例規に関するもの

(４)　異例に属する不服申立て及び争訟に関するもの

(５)　異例に属する公法上の契約（協定を含む。）及び私権の得喪変更に関するもの

(６)　その他重要なもの又は異例若しくは新例に属するもの

（合議先の表示）

第24条　回議案の合議先が２以上の課等にわたる場合は、関係課長等の表示は、合議を経る順序に記載しなければならない。

（決裁後の処理）

第25条　決裁を完了した回議案（以下「原議」という。）には、決裁完了後、直ちに、決裁印（様式第８号）を押して、決裁の年月日を明らかにしておかなければならない。

２　決裁が起案の趣旨と異なるときは、合議者にその旨を連絡しなければならない。

３　前２項の手続を経たもので、施行を要するものは、直ちに、その手続をしなければならない。

第３節　進行管理

（処理状況の明確化）

第26条　文書取扱主任は、常に文書の処理状況を明確にしておかなければならない。

（文書の完結等）

第27条　担当者は、回議に付された起案文書が決定を受けたときは、文書管理システム上で、又は文書処理簿に決裁日を入力し、又は記載しなければならない。

２　担当者は、起案文書の処理が完了したときは、文書管理システム上で、又は文書処理簿に施行日又は発信者を入力し、又は記載し、文書の完結の登録（以下「完結登録」という。）を行わなければならない。

（未完結文書の追及）

第28条　文書取扱主任は、文書管理システム等により、未完結文書（収受登録又は起案登録をした後完結登録をしていない文書をいう。）について調査し、処理の促進を図らなければならない。

（文書の処理状況の調査）

第29条　総務課長は、必要があると認めるときは、文書の処理状況を調査し、主管の課等の長から報告を受け、それに基づき主管の課等の長に指示を与えることができる。

第４章　発信文書等の作成及び発送等

（発信文書等の作成等）

第30条　発信文書等は、決定された起案文書の案文に基づき主管の課等において作成する。

２　前項の規定により作成した発信文書等（電磁的記録を出力することによって作成したものにあっては、当該電磁的記録）は、文書管理システム上で電磁的に記録する。ただし、文書の性質上これにより難いときは、この限りでない。

（公印の押印）

第31条　第27条の規定により作成した文書（総合行政ネットワーク文書を除く。）には、二戸市公印規程（平成18年二戸市訓令第16号）の定めるところにより、公印（その印影を印刷したもの及び電子公印によるものを含む。）を押印しなければならない。

２　契約、登記関係の文書で書類の枚数が２枚以上にわたるものは、その両面にかけて、割印を押さなければならない。ただし、袋とじをした文書については、のりづけの箇所に割印を押さなければならない。

３　第１項の規定にかかわらず、対内文書（特に押印の定めがあるものを除く。）又は別に定める軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。この場合において、必要があるときは、当該文書に公印を省略した旨を表示するものとする。

４　総合行政ネットワーク文書については、電子署名を行う。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。

５　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

（発送日及び発送要領）

第32条　文書は、決裁後、直ちに発送しなければならない。ただし、行政連絡員宛てのものは原則毎月２に分け、別に定める日に発送する。

（文書の再発行）

第33条　施行した文書について、同一のものを再発行する必要があるときは、摘要欄にその旨を記載して主管の課等の長の承認を受けなければならない。

２　文書を再発行するときは、必要に応じ、当該文書の右上部余白に「再発行」の表示をするものとする。

（電磁的記録の発送）

第34条　電磁的記録を、通信回線の利用により発送するために必要な事項については、別に定める。

（文書の発信者名）

第35条　文書の発信者名は、市長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合又は委任された事項については、市名、副市長名、部長名、課長名、局長名、事務長名を用いることができる。

２　軽易な対外文書及び対内文書は、事案により部長名又は課長名を用いるものとする。

３　単に周知を図る目的で作成された文書（ちらし、ポスターその他の広報文書をいう。）にあっては、第１項の規定にかかわらず、市名又は部若しくは課名を用いるものとする。

４　時期を定めて大量に発信する文書で、その内容と体裁から市の機関が発信したものであることが一般に信頼され得ると認められるものについては、総務部長と協議のうえ、当該機関の職名のみを用い、氏名を省略して発信することができる。

５　対内文書には、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。

（事案担当者の表示）

第36条　発信文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて文書の末尾、欄外等に部課名及び担当者の氏名等を表示することができる。

第５章　公文方式

（公文書の種類）

第37条　公文書は、令達文書及び一般文書とし、令達文書以外の文書を一般文書とする。

（令達の種類）

第38条　令達文書の種類は、次のとおりとする。

(１)　条例　地方自治法（昭和22年法律第67号）第14条の規定によるもの

(２)　規則　地方自治法第15条の規定によるもの

(３)　告示　法令の規定等で公示が義務づけられているもの又は公表を要する行政処分若しくは規程等を公示するもの

(４)　公告　公示するもので告示以外のもの

(５)　訓令　所属事務処理機関に対して指示命令するもの

(６)　達　特定の個人又は団体に対し、特定の事項を指示命令するもの

(７)　指令　所属官公所又は個人若しくは団体の申請、願い又は伺いに対して指示命令するもの

（文書の記号及び番号）

第39条　文書には、次に定めるところにより記号及び番号を記載しなければならない。ただし、法令に記号及び番号について特に規定されているもの、許可証、認可証、辞令、表彰状、副申書、書簡文等並びに慣例により記号及び番号を必要としないものは、この限りでない。

(１)　前条第１号から第３号まで、第５号及び第６号に掲げる令達文書については、市名と令達文書の種類及び総務課に備え付ける令達番号簿（様式第９号）による番号を記載すること。

(２)　指令については、市名、指令及び課名の頭字に各課に備え付ける文書処理簿（様式第４号）による番号を記載すること。

(３)　一般文書については、課名の頭字及び文書処理簿（様式第４号）による番号を記載すること。この場合において、軽易な事案に属する文書には、番号を記載しないで、号外として処理することができる。

(４)　文書の番号は、会計年度（第１号に規定するものにあっては、暦年）間を通ずる連続の番号を用いること。ただし、同一事案に係るものについては、当該年度内に限り、同一番号を用いることができる。

（文書等の日付）

第40条　文書等の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。

第６章　文書等の整理、保管及び保存

（文書等の整理及び保管）

第41条　文書等は、常に整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出し、又は表示できるように保管し、又は保存しておかなければならない。

２　文書等の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難、消去等の予防の処置を講じておかなければならない。

（電磁的記録の保存）

第42条　電磁的記録は、文書管理システム上又は電子的媒体又は磁気的媒体に保存する。

２　この規程に定めるもののほか電磁的記録の保存に関し必要な事項は、別に定める。

（保管用具）

第43条　文書等（電磁的記録を除く。以下この条、第46条から第50条まで、第52条及び第53条において同じ。）の整理及び保管には、キャビネット及びファイリング用具を使用する。

２　前項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書等の整理及び保管は、簿冊につづるほか、その他適当な方法により鋼製書庫等の用具を用いて行わなければならない。

３　完結した文書等（以下「完結文書」という。）は、当該完結の日の属する年度の翌年度の初日から起算して１年間主管の課等において保管するものとする。

（完結文書の整理及び保管）

第44条　完結文書は、第47条の規定による文書分類表により分類し、キャビネットの該当フォルダーに収納しなければならない。

２　主管の課等の長は、毎年度当初前項に定める整理又は保管の区分に従い、完結文書の移替えを行わなければならない。

（保存文書の引継ぎ）

第45条　主管の課等の長は、第43条第３項の規定による保管期間を経過した永久保存文書は、総務課長が指定する日に総務課長に引き継がなければならない。

２　前項の規定により総務課長に引き継ぐ文書は、主管の課等において第49条の規定による製本を行わなければならない。ただし、キャビネットに保管してある永久保存文書は、フォルダーのまま保存用のファイル箱に収納して引き継ぐことができる。

３　前項ただし書のファイル箱には、収納した文書の所属年度又は所属年、分類記号及び内容、ファイル箱番号、引渡課名等を表示しなければならない。

４　第１項の規定により文書を引き継ぐときは、主管の課等において文書保存票（様式第10号（その１）又は様式第10号（その２））を２通作成し、その１通を引継ぎをする文書に添付しなければならない。

５　総務課長は、前各項の規定による引継ぎを受けるときは、文書と文書保存票とを照合しなければならない。

（文書等の保存）

第46条　総務課長は、前条の規定により引継ぎを受けた完結文書等を文書保存庫に保存しなければならない。

（整理、保管及び保存の分類）

第47条　文書等の整理、保管及び保存の分類は、総務課長が定める文書分類表によらなければならない。

（保存年限）

第48条　文書等の保存年限は、別表のとおりとする。

２　前項の保存年限は、会計年度によるものにあっては文書等の完結の日の属する会計年度の翌会計年度の初日から、暦年によるものにあっては文書等の完結した日の属する年の翌年の初日から、それぞれ起算するものとする。

（製本の要領）

第49条　文書等の製本要領は、次のとおりとする。

(１)　文書等は、会計年度（会計年度により難いものにあっては、暦年）により製本すること。この場合において、１冊の厚さは、1.5センチメートル以上８センチメートルまでとし、８センチメートルを超えるものについては、適宜分冊するものとする。

(２)　同一種類の文書等で、数箇年にわたり完結するものは最終年度の文書等に、数種類に関連するものはその関係の最も深い種類に合冊すること。ただし、継続事業又は一事業で多数の文書等があるものについては、一件書類として製本することができる。

(３)　絵図画、写真、ひな形等で文書等とともに製本でき難いものは、別に袋若しくは筒等に収容し、又は結束して文書等とも関係を記載すること。

(４)　文書等の製本は、背表紙（様式第11号）を付し、所要事項を表示すること。

（保存文書の管理）

第50条　総務課長は、次の事項に留意して、保存文書（第46条の規定により保存する文書等をいう。以下同じ。）を管理しなければならない。

(１)　保存文書は、書架に分類整理しておくこと。

(２)　保存文書は、適時消毒をすること。

(３)　文書保存庫内においては、喫煙その他一切の火気を使用しないこと。

(４)　文書保存庫には施錠し、その予備鍵は、行政係長に保管させること。

(５)　保存文書の管理に従事する職員以外の者を書架室に立ち入らせないこと。ただし、総務課長の承認を得た者については、この限りでない。

（庁外搬出の制限）

第51条　総務課長は、保存文書を庁外に搬出させてはならない。ただし、官公庁その他から借覧の請求があった場合で市長の指示を受けたときは、この限りでない。

（文書等の借覧）

第52条　職員は、保存文書を借覧しようとするときは、保存文書借覧表（様式第12号）に所要事項を記入して総務課長に提出しなければならない。

２　前項によって借覧した文書について、借覧者は、次の事項を守らなければならない。

(１)　文書借覧期間は、出庫の日から10日以内とし、10日を超えてなお借覧の必要があるときは、総務課長の承認を受けること。

(２)　借覧者以外の者に貸与しないこと。

(３)　抜取り、取替え又は訂正しないこと。

(４)　庁外に搬出しないこと。

(５)　過失により、破損又は紛失したときは、速やかに、総務課長に報告し、その指示を受けること。

（文書等の廃棄）

第53条　主管の課等の長は、保管又は保存を必要としない文書等を廃棄するものとする。

２　主管の課等の長は、保存年限を経過した保存文書を廃棄するものとする。

３　主管の課等の長は、前項の規定により保存文書を廃棄しようとするときは、その旨を文書保存票に表示しなければならない。

４　主管の課等の長は、廃棄する文書のうち、他に漏れて支障のあるもの又は印影を悪用されるおそれのあるものについては、消除、裁断、焼却等の処理をしなければならない。

５　電磁的記録は、復元できないよう消去する方法により廃棄しなければならない。

第７章　雑則

（その他）

第54条　この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。

附　則

この訓令は、平成18年１月１日から施行する。

附　則（平成18年２月27日訓令第48号）

この訓令は、平成18年３月１日から施行する。

附　則（平成19年３月29日訓令第６号）

この訓令は、平成19年４月１日から施行する。

附　則（平成20年３月26日訓令第８号）

この訓令は、平成20年４月１日から施行する。

附　則（平成28年３月30日訓令第２号）

この訓令は、平成28年４月１日から施行する。

附　則（平成28年３月31日訓令第４号）

この訓令は、平成28年４月１日から施行する。

附　則（平成29年５月17日訓令第４号）

この訓令は、平成29年５月17日から施行する。

附　則（平成31年１月31日訓令第２号）

（施行期日）

１　この訓令は、平成31年４月１日から施行する。

（経過措置）

２　この訓令の施行の際、現に存する様式の用紙及び印は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

（調整規定）

３　この訓令の施行の日が不正競争防止法等の一部を改正する法律（平成30年法律第33号）の施行の日前である場合には、同法の施行の日の前日までの間における第３条第５項の規定の適用については、同項中「日本産業規格」とあるのは、「日本工業規格」とする。

（二戸市電子署名規程の一部改正）

４　二戸市電子署名規程（平成20年二戸市訓令第30号）の一部を次のように改正する。

（次のよう略）

（ファクシミリによる文書の送付及び出力文書の取扱規程の一部改正）

５　ファクシミリによる文書の送付及び出力文書の取扱規程（平成18年二戸市訓令第12号）の一部を次のように改正する。

（次のよう略）

（二戸市法規審査委員会規程の一部改正）

６　二戸市法規審査委員会規程（平成18年二戸市訓令第５号）の一部を次のように改正する。

（次のよう略）

附　則（平成31年３月26日訓令第５号）

この訓令は、平成31年４月１日から施行する。

附　則（令和５年４月１日訓令第６号）

この訓令は、令和５年４月１日から施行する。

附　則（令和６年３月29日訓令第１号）

この訓令は、令和６年４月１日から施行する。

別表（第48条関係）保存年限

１　文書の保存年限は、次の４種類とする。

(１)　第１種　永久保存

(２)　第２種　10年保存

(３)　第３種　５年保存

(４)　第４種　１年保存

２　第１種に属する文書

(１)　条例、規則その他の規程の制定改廃に関する重要書類

(２)　国又は県からの令達・指令文書及びこれに関する書類

(３)　国又は県への上申、報告及び他の官庁との往復文書で将来例証となる書類

(４)　市議会提出議案（報告書を含む。）及び歳入歳出決算書その他市議会議決報告書並びに市議会に関する重要書類

(５)　官公署、個人等の諸願、伺、上申、報告、指揮命令、通知、契約等に関する重要書類

(６)　予算、決算に関する重要書類

(７)　褒章、表彰等に関する書類

(８)　儀礼、式典、渉外に関する重要書類

(９)　訴願、訴訟、不服申立て、調停、和解、許認可等に関する重要書類

(10)　財産、営造物その他物件の使用貸借等の契約に関する書類

(11)　決算を終わった工事設計書、工事復命書及び検査復命書

(12)　市の沿革、廃置分合、境界変更等に関する書類

(13)　公の施設等の設置、廃止及び主要な財産の取得管理処分に関する重要書類

(14)　土地収用裁決に関する書類

(15)　職員の任免、賞罰その他職員の身分等に関する書類

(16)　市史の資料となる書類その他重要な統計書類

(17)　市債及び補助に関する重要書類

(18)　国、県、市が行った統計調査及び地図の重要な図書等

(19)　行政方針、総合計画、特別計画その他重要な計画、調査等に関する書類

(20)　印鑑に関する書類

(21)　事務引継ぎに関する書類

(22)　土地台帳、家屋台帳その他重要な各種台帳及び関係図面類

(23)　文書保存台帳

(24)　市広報

(25)　前号のほか、将来の徴考、例証となるべき重要な書類

(26)　その他10年を超えて保存の必要な書類

３　第２種に属する文書

(１)　法令に従い処理したもので、永久保存の必要のない書類

(２)　市議会に関するもので、永久保存の必要のない書類

(３)　予算に関する書類で、永久保存の必要のない書類

(４)　会計に関する帳簿及び収入、支払に関する書類

(５)　租税その他公課に関する書類

(６)　選挙に関する書類

(７)　監督官公署に対する申請、上申、報告及びその指令に関するもので永久保存の必要のない書類

(８)　歳入歳出予算書類

(９)　通知、照会、回答、証明等で10年保存を必要と認める書類

(10)　統計書その他の図書で、10年保存を必要と認めるもの

(11)　文書受付簿、公示登録等

(12)　官報、県報

(13)　前各号のほか、10年保存を適当と認める書類

４　第３種に属する文書

(１)　調査を終了した諸報告及び統計資料

(２)　台帳登録を終了した諸通知、申請書類

(３)　報告書、復命書、日誌等の書類

(４)　出勤簿、出張命令書その他給与人事に関する第１種及び第２種に属さない書類

(５)　前各号のほか、５年保存の必要があると認める書類

５　第４種に属する文書は、第１種から第３種までに属しないものとする。

様式第１号（第７条関係）

様式第２号（第12条関係）

様式第３号（第13条関係）

様式第４号（第13条、第39条関係）

様式第５号（第16条関係）

様式第６号（第16条関係）

様式第７号（第18条関係）

様式第８号（第25条関係）

様式第９号（第39条関係）

様式第10号（その１）（第45条関係）

様式第10号（その２）（第45条関係）

様式第11号（第49条関係）

様式第12号（第52条関係）